La clé d’un suivi de projet réussi reste avant tout l’organisation. Déclaration administratives de la compagnie, déclarations RH, diffusion, recherches de salles pour la prochaine création… vous vous sentez dépassé.e et votre todo list sur votre carnet n’arrive plus à suivre ? Petit tour d’horizon sur quelques outils qui pourraient vous être utiles.

Artiste : Clémence Gaillard – Extrait : Abyme, de Simon Feltz – Photo : Emmanuelle Stäuble

Evernote

Evernote est un outil de prise de notes synchronisées collaboratif. Il vous permet de créer des notes que vous pouvez retrouver sur votre ordinateur, sur votre smartphone et sur votre tablette. A noter que vous pouvez ajouter des images, des fichiers audios, des pages web ou même des mails. Dans sa version plus avancée il pourra même vous permettre d’associer des fichiers google drive, ou de profiter des notes associées de vos collègues. La version gratuite vous permettra d’associer deux terminaux (ordinateur et smartphone par exemple) sans limite dans le nombre de notes.
Exemple d’utilisation : Gérez votre liste de tâches mensuelles dans une note par semaine ou vos compte rendus de rendez-vous tel que vous le feriez dans votre carnet papier. L’application vous permettra de noter une tâche avant de l’oublier si vous êtes en dehors du bureau !

Trello

Cet outil de gestion de projet vous permettre de suivre l’avancée des tâches de votre to do et de celles de vos collègues. Toutes ces tâches vous sont représentées par des cartes que vous déplacerez dans différentes colonnes en fonction de vos avancées. S’il vous permet moins de gérer les dates que les autres outils, il sera plus visuel et vous permettra de voir littéralement avancer vos différentes tâches.
Exemple d’utilisation : Les colonnes peuvent être dans votre recherche de fonds partenaire identifié, contacté, première relance et seconde relance, abandonné ou partenariat conclu ou encore de classer vos tâches facilement en fonction de leur niveau de priorité (urgent, à faire dans la journée, important…) .

Asana

Asana est une web application permettant très simplement de créer des tâches de leur ajouter une date d’échéances et un responsable. Son aspect collaboratif même dans sa version gratuite vous permettra de garder organisée la vie du projet en proposant aux autres membres de l’équipe de vous rejoindre dans l’utilisation de l’outil. Chaque tâche peut également être décrite et détaillée en y ajoutant quelques liens et autres infos utiles. Si la prise en main peut être un peu plus longue que les deux outils précédent, il s’agit sans doute de l’outil qui vous permettra de faire le plus avec un outil gratuit, une fois que vous aurez trouvé comment l’organiser à votre façon. L’application vous permettra de ne rien oublier à tout moment.
Exemple d’utilisation : Mettez l’ensemble de vos tâches sur Asana en les séparant de façon thématique entre production, administration, ou encore artistique ! Attribuez des tâches en réunion aux personnes concernées afin de suivre leurs avancées et de savoir lorsque cette tâche est achevée.

Si de nombreux outils sont disponibles sur le marché, prenez garde à ne pas multiplier le nombre d’applications de gestion de projet au sein de votre équipe sous peine de devoir maintenir à jour l’ensemble de ces outils afin d’éviter les erreurs. Choisissez votre outil et organisez votre suivi de projet autour de lui afin d’avoir un suivi exhaustif et à jour !

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